O trabalho do síndico sem dúvidas passa primordialmente pela condição do manejo dos recursos pagos pelos moradores, prezando pela boa gestão do dinheiro. Isso é o que supomos, porém, casos de mal-uso ou de fraudes não são incomuns.
Um caso que chamou atenção aconteceu no interior de São Paulo, onde uma síndica deixou um rombo de aproximadamente R$ 2,7 milhões, consequência de empréstimos em nome do condomínio, não pagamento de tributos e contas de água do condomínio. O desfalque milionário começou a ser descoberto por volta do final de 2024, quando um dos funcionários procurou um condômino da área contábil para mostrar uma incompatibilidade com o saldo do seu Fundo de Garantia (FGTS). O condômino com conhecimento na área fiscal identificou que os depósitos realmente não estavam sendo feitos ao funcionário pelo condomínio.
“Examinei o extrato e vi que faltavam 41 depósitos mensais do FGTS. Fiz a mesma coisa com os demais funcionários e identifiquei o mesmo problema. A situação serviu de alerta, puxei os possíveis débitos que o condomínio poderia ter e cheguei ao valor de um passivo de R$ 2,7 milhões no total, sendo a maior parte deles de não pagamento de tributos”, relatou o condômino Joaquim.
Ainda de acordo com Joaquim Barros, a ex-síndica contratou empréstimos em nome do condomínio, não pagou o consumo de água do condomínio que não era individualizado e sumiu com uma quantia de R$ 460 mil que havia sido recolhida junto aos condôminos para regularizar as escrituras das unidades em cartório. “Infelizmente, na época de sua gestão, ela se cercou de pessoas simples, que não acompanharam bem as questões financeiras no conselho fiscal. Além de ter falsificado os documentos de prestação de contas juntamente com o escritório de administração”, acrescentou o Joaquim.
Marco Bole, especialista em auditorias para condomínios explica que esse tipo de problema pode ser evitado com um acompanhamento rigoroso por parte dos moradores. Ele explica que um grande desfalque nas contas condominiais começa pequeno e sendo identificado logo no início, podem se evitados maiores transtornos.
“Atualmente com as ferramentas que temos, é totalmente possível que o morador tenha acesso às prestações de contas de forma digital e praticamente em tempo real. Quando isso acontece, o controle deixa de ficar na mão de uma pessoa só e passa a ser mais coletivo, reduzindo muito o risco. Outro ponto fundamental é a participação de todos, condomínio é uma comunidade. Quando o conselho é atuante, quando os moradores participam das assembleias e quando existem comitês, por exemplo em obras, o nível de controle aumenta bastante e auditoria preventiva também é uma ferramenta importante”, explica.
No caso do condomínio lesado, a ex-síndica, apresentou a carta de renúncia dias após ser confrontada pelo morador que identificou a fraude. Atuou na gestão por cerca de 10 anos. De acordo com Joaquim Barros, o legado deixado resultou em 16 ações judiciais de cobrança contra o condomínio, sendo a Receita Federal e a concessionária de fornecimento de água os dois maiores credores, cujas dívidas somadas chegam a R$ 2 milhões. Ele explica que os moradores tentam uma ação de recuperação judicial, dispositivo legal que não contempla diretamente a pessoa jurídica dos condomínios.
“No caso do FGTS, dada a urgência e o risco de não pagar, eu mesmo fiz o levantamento e apresentei para a assembleia que aprovou os depósitos. Fomos recolhendo os valores e depositando nas contas dos empregados.Também fizemos uma reunião com eles e expusemos todos os problemas. Alguns não faziam a menor ideia do que vinha acontecendo e firmamos o compromisso de que nenhum deles iria entrar com uma ação trabalhista de rescisão indireta. E finalmente conseguimos pagar todo o FGTS atrasado”, destacou Joaquim.
Para Marco Bole, especialista em auditorias, a forma como Joaquim Barros e os demais condôminos agiram foi correta. Após a confirmação da fraude por parte do ex-síndico, o primeiro passo é realizar um levantamento minucioso de documentos fiscais e bancários. É ideal também contar com uma assessoria jurídica que leve a questão às esferas judiciais criminal e cível, e a contratação de uma empresa especializada em auditoria fiscal de condomínios.
“Também é importante reunir toda a documentação disponível, extratos bancários, contratos, notas fiscais, atas, tudo que ajude a reconstruir o que aconteceu. Transparência nesse momento é essencial para evitar especulação e ruído interno. No problema citado, chama bastante atenção a quantidade de frentes envolvidas, como tributos não pagos, contas básicas em aberto, empréstimos e até fraude em atas. Isso dificilmente acontece de forma isolada. Normalmente existe uma falha grande de controle e um nível alto de centralização na gestão”, avalia Bole.
Segundo Joaquim o condomínio tem cerca 160 unidades, a ideia é ratear o passivo, ou seja, cada apartamento teria que arcar com uma quantia de R$ 17 mil para saldar o débito proveniente da gestão ímproba. “A nossa ideia é levantar todo o débito, tentar negociar um bom desconto e prazo. Vamos precisar de uns cinco anos para pagar, o que significa ter um rateio de quase outra cota condominial por apartamento mensalmente, ou seja, pagar dobrado todo o mês”, conta Joaquim.
Um cuidado que os condôminos devem ter é pedir as certidões negativas da pessoa interessada em ser síndica, exigir que apresente as documentações, antes de assumir o cargo, conclui Joaquim.
A dica do especialista diante desse caso é a profissionalização da gestão financeira do condomínio, seja ela por síndico ou empresa. “Profissionalizar é tratar o condomínio como ele realmente é hoje, uma estrutura que movimenta valores altos, com funcionários, contratos, obrigações legais e riscos, muito parecido com uma empresa. Isso passa por criar processos bem definidos, estabelecer fluxos de aprovação, ter políticas claras de compras, contratações e pagamentos, implementar controles financeiros e garantir que exista monitoramento contínuo das contas. Infelizmente não é mais possível trabalhar de maneira informal, julgando pelos históricos de casos de fraudes e má gestões que vemos todos os dias”, finaliza o auditor.
