A conta bancária é fundamental para a transparência financeira do condomínio. É por ela que passam receitas, pagamentos, salários, tributos, obras e recursos do fundo de reserva.
Quando valores do condomínio são movimentados em contas de terceiros ou sem documentação atualizada, aumentam os riscos financeiros e jurídicos. A recomendação é que os recursos estejam em conta própria, vinculada ao CNPJ do condomínio. A regularização começa pela conferência do CNPJ e da documentação, como convenção, ata de eleição do síndico e documentos do representante legal. Também é preciso verificar quem é o titular da conta e quem está autorizado a movimentá-la. A conta deve estar vinculada ao CNPJ do condomínio, e não ao CPF do síndico ou ao CNPJ da administradora.
A administradora pode participar da operação financeira sem ser titular dos recursos. O condomínio pode manter sua conta própria e conceder as autorizações necessárias para pagamentos, cobranças e demais serviços previstos no contrato.
Sempre que a convenção exigir ou a mudança representar alteração relevante na administração, o assunto deve ser levado aos condôminos. Mesmo quando não houver obrigação de assembleia, registrar a decisão ajuda a dar transparência e evitar questionamentos.
Outro cuidado essencial é a conciliação bancária. Cada entrada deve corresponder ao respectivo recebimento e cada saída precisa estar documentada. Também é importante separar os recursos conforme sua finalidade, distinguindo movimentação ordinária, fundo de reserva e valores destinados a obras.
As chamadas contas “pool”, utilizadas por algumas administradoras para concentrar recursos de diferentes condomínios, dificultam a visualização individual da movimentação e podem gerar riscos adicionais em caso de problemas financeiros da empresa.
A regularização vai além da abertura da conta. O síndico deve manter os cadastros atualizados, revisar os poderes da administradora, acompanhar extratos, conferir pagamentos e organizar a documentação para prestação de contas e auditoria.
Se o condomínio ainda utiliza conta em nome do síndico, da administradora ou outra estrutura que não identifique claramente a titularidade dos recursos, o caminho é levantar a situação documental, consultar o banco e apresentar aos moradores um plano de regularização e migração.
Mais do que uma formalidade bancária, ter uma conta própria cria uma barreira entre o patrimônio do condomínio e o de terceiros e melhora o controle sobre cada recurso arrecadado.
