A maioria dos problemas financeiros não surge de má-fé, mas sim de descuido, ausência de processos estruturados e, principalmente, falta de conhecimento na gestão.

É muito comum nos casos de auditoria em condomínios termos algum tipo de irregularidade. Isso não significa, necessariamente, má gestão intencional, mas evidencia que a administração financeira condominial ainda é um campo sujeito a falhas recorrentes, muitas vezes silenciosas e acumuladas ao longo de anos.

Cada real que sai da conta do condomínio precisa de documentação fiscal que comprove o que foi pago, para quem e por quê. A ausência pode indicar desde um simples erro administrativo até uma nota fria, documento emitido por uma empresa que nunca prestou o serviço. “Em uma auditoria vimos um condomínio pagando mensalmente pela manutenção do jardim com notas de uma empresa de TI. Ninguém havia percebido por meses”, afirma Marco Bole

Alguns exemplos de casos reais: Cotação é o processo de solicitar orçamentos de pelo menos três fornecedores antes da contratação de um serviço. Sem esse procedimento, abre-se margem para preços acima do mercado e possíveis desperdícios. Em uma auditoria realizada, identificamos um condomínio que pagava R$ 18 mil mensais pelo serviço de limpeza. Ao realizar a cotação, foram encontrados fornecedores com serviços equivalentes por cerca de R$ 11 mil. A ausência de contrato atualizado e de processo de comparação fez com que essa situação se mantivesse por cerca de três anos, gerando um impacto superior a R$ 250 mil. O contrato, que foi herdado de gestões anteriores permanecia vigente sem revisão, evidenciando como a falta de acompanhamento pode levar a perdas significativas ao longo do tempo.

Descumprimento de decisões de assembleia: O que é aprovado em assembleia vira obrigação para a gestão. Mesmo assim, encontramos com frequência obras aprovadas que nunca foram executadas, rateios usados para finalidades diferentes das aprovadas e rescisões de funcionários simplesmente engavetadas. O síndico não administra dinheiro próprio, administra o patrimônio coletivo, com base nas decisões dos moradores. Ignorar isso sem nova assembleia é uma falha grave de governança.

Acordos de inadimplência sem registro formal: Acordos verbais entre síndico e moradores inadimplentes, sem formalização de contrato de parcelamento e sem aprovação em assembleia, são mais comuns do que parecem. Essa prática pode gerar sérios riscos ao condomínio, como a perda do direito de cobrança dos valores originais, além de inconsistências contábeis quando os pagamentos entram no caixa sem a devida baixa no sistema. Em alguns casos, isso resulta em registros financeiros confusos e até prejuízos decorrentes de cobranças ou controles incorretos.

Irregularidades na folha de pagamento: Horas extras mal controladas, encargos calculados incorretamente, funcionários afastados que continuam na folha ativa. Um caso que me marcou: um zelador que havia pedido demissão, mas o condomínio “esqueceu” de dar baixa na conta de telefone que ele usava e continuou pagando por mais de dois anos.

Fundo de reserva usado como caixa corrente: O fundo de reserva existe para emergências. Não é um caixa de apoio para cobrir o mês quando as contas não fecham. Quando isso passa a acontecer com regularidade, o fundo vai sendo consumido silenciosamente, e quando surge um imprevisto de verdade, não há nada para cobri-lo.

Prestações de contas confusas ou incompletas: Uma prestação de contas bem feita precisa ser compreensível para qualquer morador, independentemente da formação. Balancetes com categorias genéricas demais, extratos ausentes, notas não anexadas, tudo isso compromete a fiscalização. E quando a própria auditoria tem dificuldade para concluir sua análise por falta de documentação, isso não é apenas desorganização. É um sinal de alerta.

A maioria dessas situações pode ser evitada. A auditoria preventiva existe justamente para isso: identificar falhas ainda no início e apoiar o síndico na construção de uma gestão mais organizada e segura.

A participação dos moradores em assembleias, o acompanhamento das prestações de contas e o questionamento de informações são fundamentais para a boa governança. Da mesma forma, a auditoria não deve ser vista como uma ameaça, mas como uma ferramenta de apoio à gestão. Um síndico que atua com transparência e conta com respaldo técnico independente ganha mais segurança, credibilidade e confiança. Afinal, como costumo dizer: transparência não se promete, se comprova.

Autor: Marco Bole é sócio-diretor de uma empresa de auditoria, especialista em auditorias investigativas e preventivas, e perito judicial com ampla experiência em investigações de fraudes no Brasil, Canadá e Estados Unidos.