Documentação e tributação dos condomínios devem estar em dia

Cada vez mais brasileiros vivem em condomínios. E esses, por sua vez, têm crescido em quantidade, tamanho e complexidade de administração. A importância que esses conjuntos possuem na vida cotidiana torna ímpar a relevância da contabilidade dos condomínios, exigindo dos síndicos e administradoras mais esmero na hora de realizar transações financeiras e organizar documentos.

Para evitar dores de cabeça, é fundamental estar atento aos impostos que devem ser retidos e/ou recolhidos. São eles: 4,65% de PIS/COFINS/CLS (código 5952) sobre a prestação de serviços, quando o valor for superior a R$ 4 mil; Imposto sobre a renda retido na fonte (IRRF) dos funcionários; INSS patronal; e 11% de INSS sobre os serviços prestados por autônomos.

A retenção desses tributos também deve acontecer no caso de serviços terceirizados, já que o condomínio continua sendo o responsável tributário. Nesses casos, é necessário reter os valores e repassá-los ao governo.

Outra questão que deve demandar a atenção dos síndicos é a organização dos documentos necessários a pagamentos, prestações de conta e demonstrações financeiras, que precisam ser guardados por cinco anos, no mínimo. Eles darão credibilidade à gestão do condomínio e poderão evitar até ações na Justiça questionando a gestão.

Devem estar à mão o cartão do CNPJ (CGC); a apuração de contas da administração anterior, as pastas com receitas e despesas dos últimos cinco anos; as contas a pagar; as guias de taxas de licença dos elevadores e outros aparelhos, pagas à prefeitura; e os contratos do seguro, da administradora condominial e de manutenção de equipamentos (elevadores, bombas d’água, piscina, etc.).

No quesito salário do síndico, quando houver, é preciso navegar em águas desconhecidas, já que nem o Código Civil nem a Lei do Condomínio (Lei nº 4.591/64) definem regras a respeito. Nesse vácuo legislativo, cabe às assembleias do condomínio (pelo menos dois terços dela) decidir sobre as condições da gratificação.

A remuneração pode ser direta ou indireta. No primeiro caso, o síndico recebe uma quantia, que, mesmo não existindo teto nem piso, varia entre dois e três salários mínimos. No caso dos síndicos profissionais, isto é, aqueles profissionais externos contratados para a função, são de cinco a seis salários. Na compensação indireta, o síndico pode ficar sem pagar uma parte ou a totalidade da cota condominial.

Em ambos os tipos há tributação, tendo em vista que o síndico é considerado um contribuinte individual segundo a Lei 10.666/03. Portanto, as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não valem para ele, apesar da obrigatoriedade de contribuições: aplica-se o desconto de 11% do total pago, a título de INSS, e de 20% para a Previdência.

O síndico, por outro lado, deve incluir a isenção da taxa de condomínio ou a remuneração direta como “outras receitas” na declaração anual de Imposto de Renda. Essas cifras devem constar também na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte se ultrapassarem os R$ 6 mil por ano.

Profissionalizar a gestão do condomínio é basilar para evitar problemas para todas as partes. Na prática da boa contabilidade, a administração ganha com redução de custos e transparência. Porém, se o controle contábil for fraco e bagunçado, entra em risco a saúde financeira do conjunto residencial ou corporativo. Logo, só há benefícios para quem fizer o dever de casa e quitar as pendências.

Janssen Murayama, advogado tributarista, graduado em Direito e Ciências Contábeis pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), fundador e Diretor do Grupo de Debates Tributários – GDT;