Dicas para uma assembleia mais organizada e resolutiva

A assembleia do condomínio é o momento no qual os membros se reúnem para deliberar sobre assuntos específicos: eleição, destituição de síndico, aprovação de contas, orçamentos, aprovação de reajustes na taxa mensal, realização de obras, alterações no regimento interno, etc.

Com a chegada do mês de março é bastante comum que o número de assembleias aumente, afinal as férias acabaram e muitas coisas precisam ser definidas no condomínio e para isso devemos seguir algumas regras. A forma e o prazo para a convocação dessa assembleia devem ser regulamentados pela Convenção. Se essa for omissa e não mencionar o prazo, aconselha-se que o faça dez dias antes da realização da reunião pública. O edital de convocação deve ser exposto em local de ampla circulação no condomínio, como os elevadores, portaria, murais de aviso.

Com o intuito de tornar a assembleia do seu condomínio mais organizada e resolutiva, reunimos algumas dicas úteis:

Pautas: no ato de convocação já devem estar estabelecidos os assuntos que serão tratados na assembleia. O ideal é que se elejam três ou quatro temas, no máximo.

Especifidade: dentre as pautas do dia, evite o tópico “assuntos diversos”, pois essa falta de objetividade abre espaço para que a discussão se disperse.

Prazo: é interessante estabelecer previamente qual será a duração daquela reunião, se uma hora, uma hora e meia, duas horas, a fim de otimizar o tempo.

Procurações: logo no início da assembleia, o presidente deve recolher as procurações dos representantes de ausentes para anexá-las à lista de presentes. É importante observar se os documentos seguem o padrão necessário para ser validado.

Lista de presença: a relação com nomes dos membros presentes deve ser preenchida no início da reunião para não acontecer de esquecer ninguém, e anexada à ata da assembleia correspondente, no Livro de Atas do condomínio.

Conflitos: discussões que não sejam pertinentes ao tema do dia devem ser rapidamente cortadas e não entram na ata da reunião. O presidente deve evitar que a reunião do condomínio se transforme em enfrentamentos pessoais.

Saber conduzir uma assembleia é fundamental, afinal ela consiste em uma reunião de vários indivíduos com pensamentos diversos, podendo muito facilmente o debate saudável se transformar em discussão negativa e improdutiva, por isso a objetividade e a firmeza devem ser pré-requisitos de grande importância e uso para quem conduz.