Desfalque por administradora de condomínios: saiba como minimizar os riscos e evitar esse problema

Maus profissionais e criminosos podem surgir em qualquer setor e a área da administração de condomínios não está imune a esse tipo de ocorrência

É fato e foi amplamente divulgado por várias mídias que há pouco tempo atrás houve um grande desfalque dado por uma administradora de condomínios em dezenas de condomínios, onde o montante está girando em torno de R$ 30 milhões. Os síndicos destes condomínios acordaram com um imenso problema para resolver, afinal são eles os responsáveis cível e criminalmente pelos condomínios. E então muitos perguntam: Mas quais serão os cuidados a serem tomados antes de contratar uma administradora?

Na opinião de Carlos Fonsi, diretor de uma administradora com mais de 40 anos de tradição no mercado, síndicos devem estar mais atentos a algumas orientações simples, para que no futuro não passem pelo mesmo trauma que vários outros estão passando neste momento, ao verem suas contas bancárias, mesmo em nome do condomínio, serem zeradas por empresas que não mereciam confiança. O pior desse episódio lamentável é que os síndicos ainda correm o risco de serem processados na esfera cível pelos condôminos lesados, se comprovado que foram negligentes ao confiarem valores do condomínio à empresa que praticou o delito, por isso se torna também importante a manutenção e atualização da cláusula de responsabilidade civil do síndico na apólice de seguro do condomínio.

Fonsi destaca ainda que o processo de contratação da administradora no passado era bem mais rigoroso, porém atualmente devido ao grande aumento de tarefas e atribuições que o cargo de síndico exige, além da procura excessiva por “serviços baratos”, muitos gestores acabaram deixando de lado uma série de fatores importantes a serem observados na seleção. Dentre eles, sede própria e a verificação do patrimônio da administradora que eram itens extremamente importantes há cerca de 20 anos atrás, com o passar do tempo muitos síndicos foram deixando de lado esse tipo de verificação, entendendo que o controle sobre as contas bancárias do condomínio de forma online seria suficiente para se evitar desvios ou golpes. Contudo, devido ao acúmulo de trabalho ou por simples comodidade, muitos síndicos acabam “relaxando” na parte financeira e delegando poderes de representação excessivos perante as instituições bancárias às administradoras, sem ao menos checar se estão bem estabelecidas e se possuem garantias em relação ao montante deixado sob a sua responsabilidade.

“Na hora da contratação, é importante visitar a sede da empresa para saber se a administradora é bem estabelecida, se possui muitos anos de mercado, descartar empresas muito “baratas”, que não possuem endereço fixo ou estabelecidas em espaços de coworking por exemplo, ir buscar referências junto aos síndicos, verificar a reputação em sites de reclamação, leve em conta recursos tecnológicos que considere necessário, política de atendimento ao cliente, serviços disponíveis, personalização e equipe capacitada são itens que devem ser checados” segundo Fonsi. “Sendo possível, que a administradora somente permaneça com poderes para consultas, agendamentos e verificações da conta bancária do condomínio, permanecendo o token e a senha master em poder do síndico”

“É importante que os condôminos estejam atentos e exijam também a verificação de idoneidade e patrimônio com relação à pessoa do síndico, seja ele condômino ou profissional, bem como a manutenção de apólice de seguro correspondente a essa responsabilidade, visto que a ocorrência de desvios e/ou desfalques em condomínios praticados por gestores mal intencionados é muito maior do que as relacionadas às administradoras”

Certo é o ditado popular “O barato sai caro” fiquem atentos, na fase da análise de propostas é muito fácil se iludir com preços milagrosos. Por isso, desconfiem de valores muito abaixo do mercado, é importante que o síndico fique atento à forma de cobrança e taxas extras envolvidas.

Com cuidados básicos na contratação, é possível se manter uma gestão de extrema transparência e idoneidade, garantindo aos condôminos a valorização e a conservação do patrimônio sem o menor risco, visto que a atuação das administradoras nos condomínios é primordial na eficiência da gestão dos síndicos.