Auditoria contábil: quando e por que chamar

Você sabe para que serve uma auditoria contábil e por que ela pode ser útil para ajudar a melhorar a gestão do seu condomínio?

O objetivo da auditoria é o de certificar que as contas (entradas e saídas) estejam apoiadas em documentos legítimos de acordo com as demandas financeiras, jurídicas e fiscais por meio de etapas de checagem e validação dessas informações. Com isso, temos um condomínio mais protegido não apenas de fraudes internas, mas também de complicações externas, seja por não pagamento de tributos ou encargos trabalhistas, leis do município, estado ou união, por exemplo.

Quem pode convocar um serviço como este? Embora ele seja, na maioria das vezes, solicitado pelo Conselho Fiscal, especialmente para esclarecer situações de litígio, podemos afirmar que é muito benéfico que o próprio síndico se antecipe e peça, ele mesmo, uma auditoria de contas (seja no início ou fim do seu mandato). Afinal, transparência é um atributo fundamental para qualquer gestão administrativa.

Além disso, um morador ou grupo de moradores pode também solicitar auditoria particular ou até se voluntariar a pagar pelo serviço. Contudo, caso o pedido não parta do Conselho Fiscal ou do próprio síndico, a aprovação de abertura de auditoria deve ser feita em assembleia para que os documentos do condomínio sejam liberados.

A auditoria tem caráter pericial, não sendo apenas uma simples conferência de dados. Dada a sua grande relevância e seriedade, ela só deve ser executada por profissionais habilitados, para que tenha de fato valor documental: contadores ou economistas. Para tanto, é recomendável verificar a regularidades desses junto a seus órgãos de classe (consultar Conselho Regional de Contabilidade – CRC e o Conselho Regional de Economia – CORECON, respectivamente).

Todavia, atenção, se o seu condomínio é gerido por uma administradora e você deseja realizar uma auditoria para checar a probidade das contas, esta deve ser contratada de forma independente, pois sendo realizada pela própria empresa administradora pressupõe-se conflito de interesse, esteja alerta!

A frequência com que deve ser conduzida depende do tipo de auditoria contábil que se deseja executar. Em primeiro lugar, existem as auditorias preventivas, geralmente feitas com mais regularidade (mensal ou bimestralmente), as quais consistem em um check-up nas despesas do mês e, em caso de não conformidade, as faltas são corrigidas pontualmente.

Em segundo plano, mais criteriosa, há do tipo com foco em investigação. a qual se procede quando já se há uma suspeita de irregularidade prévia ou quando o síndico deseja assegurar a transparência de sua gestão e, para isso, faz questão de documentar o período do seu mandato ou período anterior a ele. A auditoria investigativa é mais detalhada, abarca um período mais longo de atividades e tem como resultado final a produção de um relatório.