Como solicitar orçamentos com mais eficiência

Quem trabalha administrando uma casa, uma empresa, um condomínio ou vários sabe que uma constante missão é “fazer mais com menos” e isso implica buscar estratégias para ter mais eficiência na gestão do dinheiro. Diferentemente do que ocorre na administração pública, na qual existem dispositivos legais que ditam as prioridades para os processos de compra.

No condomínio não há tanta burocracia como em uma gestão pública, porém o objetivo de primar pela obtenção do melhor serviço com menor custo deve ser igualmente buscado, realizando cotações eficientes.

Primeiros passos: Ao identificar uma necessidade do condomínio, o síndico deve iniciar uma busca ativa por fornecedores. Por exemplo, chegou a hora de fazer a manutenção nas caixas d’água do prédio, como proceder? O primeiro passo é entrar em contato com a última empresa se prestou um bom serviço e procurar saber o valor que seria para repetir a mesma atividade. A partir daí, pode-se iniciar uma procura em classificados de um jornal de confiança, indicações e sites da internet.

O administrador deve tentar entender como o processo que ele deseja executar é feito para ter um parâmetro comparativo com as empresas. Ainda usando o exemplo das caixas d’água, como que produto é usado, de quantos meses é a garantia, se há técnicos habilitados, etc. É importante que o síndico, o zelador ou o responsável tenha um conhecimento mínimo sobre o serviço a ser desenvolvido na hora de buscar comparativos de preço, caso contrário “o barato pode sair caro”, a avaliação não pode somente levar em conta valores de orçamentos mais baixos, o resultado deverá ser satisfatório.

Confrontando preços: o ideal é captar, no mínimo, três orçamentos para o serviço que precisa ser contratado ou para a compra do equipamento ou insumo necessário à demanda do condomínio. Havendo tempo e interesse, é possível ampliar essa pesquisa para mais orçamentos e assim se tem uma visão melhor das variações de preço do mercado. Embora o intuito seja o de baratear os custos e economizar, nem sempre a cotação mais baixa será a vencedora da “competição”, pois o gestor deve levar em consideração aspectos como a reputação da empresa e a qualidade dos resultados. É interessante, portanto, anexar uma “justificativa” ao contrato ou nota fiscal, caso o orçamento escolhido não seja o mais barato, assim, questionamentos futuros poderão ser respondidos com maior facilidade. Isso tudo deve ser amplamente divulgado à comunidade condominial, seja por meio do site do condomínio, blog, e-mail, mural de avisos ou durante assembleia.

Arquivamento: É fundamental que o síndico seja transparente na demonstração das cotações, barganhando melhores condições em defesa dos interesses coletivos. Após a realização da compra ou serviço da empresa escolhida, o síndico não deve descartar as outras cotações! É prudente que mantenha os orçamentos cotados arquivados para usar como defesa em possível problema futuro, provando que a contratação foi realizada da melhor maneira para o condomínio.