Como obter maior transparência e harmonia no condomínio

Infelizmente não é incomum existirem alguns condomínios um ambiente de desaprovação, conflitos e desconfianças, que envolvem a administração, síndico com moradores e os moradores com os moradores.

Essa situação pode ter origem na forma de conduzir a administração, a qual não condiz com as expectativas de um número representativo de moradores. Outra situação que precisa de atenção constante dos gestores são os conflitos entre moradores, causados por diferentes motivos, tais como: barulho, vazamento de uma unidade para a outra e incomodo com animais, etc. Poderá haver também clima de insatisfação entre os funcionários.

Para modificar esse quadro e trazer equilíbrio ao sistema, recomenda-se que o síndico adote algumas medidas fundamentais, entre elas estão:

1. Cumprir a fazer cumprir a Convenção e Regulamento Interno de forma imparcial. Muitos conflitos no condomínio tem origem pela falta de cumprimento dessas normas internas, principalmente quando alguns são privilegiados em detrimentos de outros. As ações do síndico são sempre observadas e devem servir de exemplo para todos;
2. Assumir seu papel de líder perante os funcionários e moradores. Essa liderança não poderá ser imposta pela força ou pelo medo, mas conquistada dia a dia, por meio de ações conciliatórias, conhecimento sobre a área condominial e da valorização do trabalho em equipe;
3. Saber ouvir com respeito, criando um clima de empatia, em que o síndico se coloca no lugar do reclamante. Após acompanhar com atenção todas as colocações poderá com muito equilíbrio fazer suas observações, mesmo que não atendam aos interesses do morador ou funcionário reclamante. Quando observar que não há compreensão sobre a alternativa oferecida, a qual deverá ser embasada na Convenção e Regulamento Interno, recomenda-se que o caso seja levado para o conselho. Caso o impasse continue, o síndico poderá colocar como opção a avaliação de uma assembleia ou buscar o trabalho profissional de um mediador, como por exemplo os oferecidos nos CEJUSCs – Centro Judiciários de Solução de Conflitos e Cidadania, evitando assim a ação judicial;
4. Criar vários canais de comunicação, que possibilitem aos moradores externar suas dúvidas, sugestões e críticas, dentre eles estão: a) caixa de sugestão instalada em local discreto, que permita ao morador colocar suas observações, sem a necessidade de ser identificado; b) estabelecimento de um horário para o atendimento pessoal, o qual irá minimizar os chamados em horário inoportunos; c) divulgação de um endereço de e-mail, para que o morador possa enviar com toda privacidade suas dúvidas e reclamações, diminuindo o uso do livro de ocorrência, que costuma ficar na portaria, e que em alguns locais são lidos por moradores e funcionário, que buscam saber dos últimos acontecimentos, não para auxiliar na solução, mas passar as informações adiante;  d) elaborar circulares objetivas com os principais assuntos que precisam ser informado; e) criação de um jornal interno ou revista, os quais poderão ser impressos ou divulgados por meio do site do condomínio, sendo o custo pago pelos anunciantes (Exemplos: farmácia, academia, curso de inglês, supermercado);
5. Distribuir mensalmente os demonstrativos financeiros;
6. Elaborar o orçamento anual com muita atenção, solicitando o auxilio da administradora para que haja maior precisão, rigor na definição da taxa condominial;
7. Cumprir o orçamento anual, demonstrando mensalmente aos conselheiros os resultados. Essa ação de controle facilitará a prestação de contas anual e eventuais questionamentos dos moradores;
8. Realizar pesquisa com os condôminos (coproprietários) e moradores para avaliar as opiniões, principalmente relativas às prioridades de obras, desempenho dos funcionários, administradora e equipe interna, etc, visando definir objetivos para a gestão;
9. Apurar os votos nas assembleias, por meio do voto secreto, evitando o conflito de opiniões, principalmente quando a pauta envolver obras e eleição de síndico;
10. Providenciar com urgência a avaliação das responsabilidades, em caso de vazamento entre os apartamentos. Caso seja o condomínio responsável, providenciar com rapidez o reparo, e caso seja o condômino do apartamento de cima responsável, encaminhar correspondência, documentado o fato e solicitando que sejam adotadas as medidas necessárias com brevidade. Deve-se deixar claro que nesse caso o poder de ação condomínio restringe-se apenas ao comunicado e que os condôminos deverão entrar em acordo. Porém quando isso não ocorrer poderá ser recomendada a mediação por profissional externo e por fim a justiça.

Todas essas medidas a principio poderão trazer aos gestores a adição de algum trabalho, mas esse esforço será com certeza compensado pela tranquilidade e respeito que os gestores terão no exercício das suas atividades.

ROSELY SCHWARTZ – professora do Curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional da EPD(Escola Paulista de Direito) e autora do livro Revolucionando o Condomínio – 14ª Edição – Editora Saraiva.