Certificação digital: como emitir e como renovar

O certificado digital é obrigatório aos condomínios desde 2013, embora ainda haja os que permanecem em situação irregular. Trata-se de um instrumento que permite a geração de uma assinatura autenticada de forma virtual, mas que proporciona a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita, sendo um recurso ainda mais fundamental nos tempos atuais em que há limitações à execução de tarefas presencialmente devido à necessidade de distanciamento.

Sem o certificado digital o síndico não consegue realizar várias de suas obrigações, o que vem a trazer consequências no âmbito da legalidade, seja em termos contábeis ou trabalhistas, por exemplo. Entre outras finalidades, a certificação digital é necessária para cumprir com o envio de informações sobre funcionários à conectividade social da Caixa Econômica Federal e proceder obrigações fiscais.

O certificado digital tem o intuito de assegurar a confiabilidade e autenticidade de dados, garantindo que a assinatura correspondente é de fato legitimada pela pessoa física ou jurídica que a emite. Desse modo, assim como outros documentos, ele possui uma validade e precisa ser renovado periodicamente.

Primeiramente, devemos recordar como se faz a certificação inicial. Para tanto, é necessário que o indivíduo se dirija a uma Autoridade de Registro (AR) ou Autoridade Certificadora (AC) com documentos seus e/ou da pessoa jurídica que representa. Alguns exemplos de unidades que possuem a autorização para emitir certificados digitais pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI): Secovi-SP, Certisign, Caixa Econômica Federal e SERPRO.

No caso dos condomínios, a documentação exigida para emissão de assinatura digital é composta por: cartão de CNPJ do condomínio; cópia da Convenção; instituição do condomínio, disponível por meio do cartório de imóveis; especificação do condomínio (documento referente ao projeto do empreendimento feito pela construtora); ata de eleição registrada e assinada com firma reconhecida do atual síndico; comprovante de residência do síndico, bem como RG e CPF (ou CNH) do síndico.

          Renovação de autenticidade – Após algum tempo, que geralmente é de três anos, o usuário pode começar a receber avisos sobre a necessidade de atualizar seu certificado. Essa renovação na maioria das Autoridades Certificadoras é feita de modo simples, online, desde que não haja alterações nos dados fornecidos. Caso contrário, deve-se comparecer presencialmente com a documentação.

A renovação 100% online se dá em etapas de conferência de dados, assinatura de termo, cadastro de senha e pagamento da taxa cobrada (variável entre R$ 200,00 e R$ 400,00, aproximadamente). Isso deve ser feito enquanto a mídia (cartão inteligente ou token usb) está conectada.