Prepare seu condomínio para as novas mudanças com o e-social

Entenda como o e-Social, sistema unificado de dados trabalhistas,

vai afetar sua rotina como síndico e sua relação com

a administradora de condomínios

O programa e-Social, em processo de implementação pelo Governo Federal, só entrará em vigor a partir de janeiro de 2017. Portanto, o ano de 2016 será fundamental para que todas as informações, dúvidas, cálculos, exercícios e exemplos sejam conhecidos, discutidos e compreendidos.

Administradoras de condomínios e síndicos devem estar conscientes da necessidade de aproveitarem esse período de treinamento e adaptação para avaliarem as possibilidades, os recursos e os impactos do novo sistema de transmissão de dados.

Embora o maior impacto do e-Social seja sentido pela administradora, a colaboração do síndico é muito importante para que a empresa consiga cumprir os prazos estabelecidos em lei. O e-Social vai forçar uma relação ainda mais próxima. Mas, o importante mesmo é não deixar a migração para a última hora e se reestruturarem agora para incorporar as novidades.

Transparência – O projeto é ambicioso e depois que estiver totalmente funcionando vai facilitar a troca de informações entre empregadores e governo. O programa trará transparência, agilidade e eficiência na transmissão de dados, que passam a ser integrados e atualizados. O processo de comunicação tem de ser otimizado, pois as mudanças são positivas, profundas e requerem muita responsabilidade. Quanto mais ágil as informações chegarem aos órgãos competentes, mais rapidamente serão resolvidas e mais atualizados estarão os cadastros. Trata-se de uma nova cultura, uma nova realidade e uma nova rotina para administradoras e síndicos.

Para dar início ao período de adaptação e busca por informações, produzimos uma matéria explicativa com as principais perguntas e respostas que envolvem o tema. São questões básicas, mas imprescindíveis para as ações cotidianas e de fiscalização no prazo legal. Trata-se mesmo de uma revolução.

O que é o e-Social?  Que tal reunir em um só local o envio de dados do seu condomínio? Essa integração é a ideia do e-Social – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. O e-Social é um canal digital onde os síndicos e/ou empregadores devem inserir online as informações trabalhistas e registros de seus empregados. O objetivo é unificar e padronizar o envio para que elas passem a constar na escrituração digital de alguns serviços, com ou sem vínculo empregatício. O sistema vai reunir tudo em uma única plataforma (hoje prestadas em separado), para a Secretaria da Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, Caixa Econômica Federal e FGTS.

Como enviar as informações ao e-Social? O meio legal de enviar as informações é por intermédio do Certificado Digital, uma exigência do Governo Federal, já utilizado na transmissão de obrigações dos Condomínios desde de 2012.

Como vai funcionar o e-Social? Em tempo real. O programa será online e on-time, ou seja, os eventos terão que ser enviados imediatamente pelo síndico à administradora e os prazos devem ser comunicados em tempo real, assim que ocorrerem. Se a comunicação não for realizada em tempo, o sistema impede os passos seguintes do processo. São comandos que devem partir do síndico para a administradora e que precisam ser dados no prazo, caso contrário será gerada multa. É crucial que o síndico avise os eventos com antecedência. De nada adiantará o sistema da empresa estar preparado para o e-Social se a informação correta não estiver disponível para o envio dentro do prazo.

Para se adaptar a essa nova forma de transmitir informações, as administradoras de condomínios devem aprimorar seus sistemas de Informática, suas rotinas e processos administrativos. Serão utilizados os layouts definidos pelo e-Social, integrados com a plataforma do governo federal. Feita a integração, não será necessário preencher telas na Internet. Os documentos físicos em papel estão com os dias contados. As informações estarão automaticamente na base do e-Social e disponíveis para os diversos órgãos que trabalham com dados relativos a vínculos empregatícios.

Quais são as informações que farão parte do e-Social? Folha de pagamento; Admissão, alteração do contrato de trabalho; Horas extras; Comunicação de acidente de trabalho; Monitoramento da Saúde do Trabalhador; Afastamento temporário (férias, maternidade); Desligamento; Trabalhador sem vínculo de emprego (isenção síndico); Declaração de Imposto de renda retido da fonte; Informações de Seguridade Social.

Quais são os prazos para o envio das informações? Admissão: Um dia antes do início do funcionário; Desligamento: Primeiro dia útil da data do desligamento, se aviso trabalhado ou término de contrato. Para os demais casos, 10 dias do desligamento (aviso indenizado ou pedido de demissão); Eventos variados: Férias, acidente de trabalho superior a dois dias, maternidade e aposentadoria por invalidez – informação até o dia 7 de cada mês; Acidente de trabalho: acima de 15 dias informar até 16º dia da ocorrência; Monitoramento da Saúde do Trabalhador: exame admissional, demissional, mudança de função, retorno ao trabalho – informação até o dia sete do mês subsequente à ocorrência.

Quais são os principais pontos de atenção para não ter problemas futuros? Jornada de trabalho acima do permitido; Excesso de horas extras; Ausência de escala de folga; Funcionário sem registro; Prazo para admissão, demissão; Convenção Coletiva, observar e seguir; Cumprimento dos exames periódicos, admissão, demissão, retorno ao trabalho; Cumprimento da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), até 50 funcionários é necessário ter pessoa treinada e acima de 50 funcionários há a obrigação de constituir a CIPA; Cumprimento do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), ter o relatório com análise do local onde o funcionário trabalha.

Todos os condomínios deverão aderir ao e-Social? A perspectiva é que sim. Deve ser um movimento similar ao da implantação do certificado digital. É preciso ter a assinatura eletrônica, mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios. Quem não aderir não vai conseguir enviar os dados ao governo, o que deve acarretar em multa.

O que ganham os trabalhadores com o e-Social? A garantia de que os síndicos irão cumprir suas obrigações e estarão em dia com os direitos trabalhistas. A transparência irá ajudar na fiscalização. Quando o sistema estiver consolidado todas as informações ficarão registradas e qualquer organismo fiscalizador poderá saber de detalhes da vida do trabalhador. Vai ser muito mais fácil identificar e punir os sonegadores e os que não estão seguindo o que manda a lei.

Mas qual o verdadeiro impacto das novas mudanças? Praticamente nenhum se o síndico tem contrato com uma administradora de condomínios. As mudanças serão facilmente assimiladas, uma vez que a prestadora de serviços é quem enviará as informações pelo novo sistema e fiscalizará se os recolhimentos estão sendo feitos de forma correta e no prazo estabelecido por lei. “As regras existem e devem ser seguidas, e o e-Social trará transparência. Vai ser mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente”, ressalta Leonardo Américo Silva, Consultor de Pessoal da GW Administração de Condomínios, que ainda acrescenta “O e-Social não irá alterar a legislação vigente no país. Os dados devem ser transmitidos de acordo com os prazos previstos na legislação, lembrando que a fiscalização passa a ser automática por meio das informações declaradas”.

Mas é importante deixar claro que as administradoras de condomínios já estão se preparando desde já, acompanhando as novidades no site do e-Social e treinando seus funcionários das áreas de TI, RH e Jurídico.

“ Nós temos seguido à risca esse objetivo e planejamos para 2016 uma agenda intensa de treinamento interno entre nossos colaboradores e para os síndicos dos condomínios contratados. Vamos nos preparar durante todo esse ano e estaremos prontos para quando entrar 2017 e o programa rodar por completo”, conclui Leonardo.

*Jornalista e colaboradora do JS