Quais as atribuições do presidente de mesa durante uma assembleia?

Imagine comparecer a uma reunião em que todos falam sobre o assunto que bem entendem, na ordem que desejam, sem respeitar a vez do outro, por tempo indeterminado. Seria um verdadeiro caos e praticamente impossível atingir um consenso sobre qualquer tema, não é mesmo? É por isso que nas assembleias de condomínio existe a figura do presidente de mesa, pois sem ela seria inviável chegar a decisões colegiadas.

Essa pessoa é eleita, portanto, para ocupar uma função operacional. Em geral, antes do início da própria assembleia, os condôminos presentes (todos aqueles que têm poder de deliberação) fazem uma votação para escolher quem irá presidir a mesa e coordenar os trabalhos do dia. Um fato importante a ressaltar é que há convenções que proíbem o síndico de ser o presidente da assembleia e isso deve ser observado antes da eleição. Para isso, é interessante que algumas características devam ser levadas em consideração na hora da indicação.

Algumas qualidades são desejáveis à pessoa que será o presidente da reunião do condomínio: de preferência que seja alguém com boa relação com todos e sem “rivalidades” pessoais com nenhum morador (pois será necessário manter um discurso conciliador), deve ser proativo e capaz de fazer boa gestão do tempo, se possível ser conhecedor das normas da Convenção do condomínio (por exemplo, um ex-síndico ou síndica) e ter firmeza para conduzir os debates seguindo a pauta estabelecida previamente.

Quais são, afinal, as funções atribuídas a quem preside uma reunião do condomínio? É destinada a essa pessoa a coordenação da reunião: checar a lista de presença, conferir procurações (caso haja), definir a ordem da discussão dos temas, orientar a votação e contar os votos dos pleitos, conferir se há quórum para votações específicas (se for o caso). É dada ao presidente de mesa a prerrogativa de selecionar, dentre os condôminos, aquele que lhe servirá como secretário, auxiliando na redação da ata da reunião.

Ao dar início aos trabalhos, o presidente deve ler a ordem do dia e solicitar que o secretário leia a ata da última assembleia. Terminada a reunião, depois de esgotados todos os assuntos da pauta, deve ser declarada encerrada a assembleia, não podendo nela conter votação de temas não constantes na pauta, sob risco de anulação.

Ao longo da reunião, será demandado do presidente de mesa que faça intervenções no sentido de conduzir da melhor maneira possível os debates e garantindo que todos os participantes tenham vez e voz para expressar suas dúvidas, questionamentos, reclames e sugestões. Haverá momentos em que será necessário interromper, pedir a palavras, cessar a fala de alguém, e o presidente que comanda a assembleia deve ter pulso firme para saber fazer esses interpostos de maneira educada e racional, sempre visando a um melhor aproveitamento do tempo, afinal, todos estão comparecendo àquele encontro com um objetivo comum de deliberar sobre os interesses do condomínio.