Obrigatoriedade do E-social vigora a partir de julho em condomínios

Os condomínios, juntamente à sua assessoria jurídica e contábil, devem atentar para a obrigatoriedade de adoção do E-social a partir do primeiro dia de julho de 2018. O uso da plataforma de escrituração digital já era regra para o gerenciamento de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias em empresas e, a partir de agora, passa a ser exigido também para condomínios.

Você é síndico de primeira viagem e nunca ouviu falar nisso? Saiba que o E-Social é um sistema governamental que unifica dados da Receita Federal, Ministério do Trabalho, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e da Caixa Econômica Federal, tendo como objetivo principal conectar, padronizar e unir a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores contratados formalmente.

Uma das mudanças com as quais os condomínios precisarão se preocupar é com a atualização rigorosa do sistema. Eventos da rotina entre contratante e contratado – tais como admissões, aviso e pagamento de férias, desligamentos – que antes podiam ser notificadas retroativamente, agora precisam ser registradas em tempo real.

Por exemplo, quando um funcionário for contratado, todas as informações pertinentes devem já estar disponibilizadas até no máximo a véspera do início das atividades dele, ou seja, o serviço só pode começar quando tudo estiver formalizado. O mesmo se aplica às férias, que só podem ser gozadas, após prévio registro no E-social. Outro exemplo: em casos de acidente de trabalho, o prazo de envio da CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) é de 24 horas após o acidente, o qual deve ser obedecido, sob pena de multa.

A observância em relação aos prazos passa a ser fundamental a partir de agora, pois, caso contrário, o condomínio pode ser penalizado com multas. Isso requer um diálogo afinado entre síndico, contadores e administradoras de condomínio, entes que devem buscar trabalhar em equilíbrio, comunicação constante, sempre estabelecendo prazos precisos para envios de informações.

Para o contador Ricardo Matos, a obrigatoriedade do E-social tem vantagens e desvantagens. “A principal vantagem é obrigar os contratantes a serem mais organizados em suas rotinas administrativas. Se você é cuidadoso com sua burocracia, isso facilita muito a gestão e evita problemas com a Justiça. Contudo, o sistema ainda apresenta falhas estruturais como acesso instável pela internet”, afirma.

Matos alerta os síndicos para a necessidade de possuir certificação digital. Trata-se de uma identificação única que garante a fidedignidade dos dados oferecidos. Os condomínios que ainda não possuem um Certificado Digital devem buscar fazer um o mais rapidamente possível. Ele pode ser disponibilizado em forma de cartão ou token, um equipamento que se assemelha a um pen drive.