A importância da Gestão de Documentos em Condomínios

Dentre as diversas competências de um síndico está a de guardar a documentação relativa ao condomínio.

Mensalmente um condomínio gera diversos documentos, os quais devem ser guardados e exibidos quando necessário, como por exemplo, na prestação de contas.

A inexistência de uma gestão documental adequada dificulta o controle e acesso a informações importantes.

Já uma boa organização dos documentos condominiais demonstra transparência na gestão e traz maior segurança aos condôminos.

Desta forma é dever do síndico adotar práticas que assegurem o controle, a guarda/manutenção e a destinação correta dos documentos condominiais.

Controle, Guarda e Destinação dos Documentos Condominiais

Cada vez mais a gestão de documentos é de extrema relevância para os condomínios.

No entanto, é importante não confundir administrar documentos com acúmulo desordenado de documentação.

A gestão de documentos em um condomínio visa garantir que as informações do prédio estejam facilmente disponíveis e sejam localizadas de forma rápida.

Isso significa que é preciso planejar e utilizar métodos que possibilitem acessar a informação/documentação desejada em tempo hábil.

Independente do tamanho do seu condomínio, sempre haverá documentação a ser arquivada.

Para facilitar a organização, podemos classificar a documentação condominial em Básica, Contábil e dos Funcionários.

Desse modo, vejamos sobre:

– Controle de Documentos: É preciso ficar muito atento ao controle de entrada e saída de documentos. Quando tratar-se de caso de fiscalização, por exemplo, uma alternativa simples a fim de proteger o síndico quanto a sua responsabilidade é guardar o protocolo da entrega dos documentos, que deverão estar listados. Atualmente, grande parte dos condomínios contrata uma administradora para gerir e organizar sua documentação.

– Guarda de Documentos: Diante do grande volume de documentos gerados por um condomínio é necessário conhecer os prazos legais de guarda. A tecnologia também tem sido uma grande aliada, pois já é possível acessar as principais informações via online, como atas, convenção condominial, regimento interno, e ainda fazer downloads, dentre outras. Ainda assim a guarda e a conservação dos documentos continuam sendo responsabilidade do síndico.

– Destinação de Documentos: Antes de dar destino aos documentos, seja para arquivo ou eliminação, é necessário rigorosa avaliação, sempre observando os prazos legais. A gestão de documentos não trata apenas da guarda, pois ela visa melhorar o fluxo de informações, de forma ágil e segura. Por isso, recomenda-se, que antes da eliminação de qualquer documento seja elaborado um “Termo de Eliminação de Documentos” onde conste a lista dos documentos eliminados e o número de controle de eliminação documental.

Importante: embora alguns documentos tenham prazos legais quanto ao seu tempo de guarda, outros são considerados patrimônio do condomínio, como, por exemplo, as plantas do prédio, que devem ser mantidas em arquivo permanentemente.

Assim, gestão de documentos é de grande importância não só para os médios e grandes condomínios, como também para os pequenos.

Veja que, quando houver a troca de gestão condominial, o atual gestor será o responsável pela transição tanto dos documentos quanto do patrimônio físico de sua gestão.

Há casos em que o condomínio opta por deixar os documentos com uma administradora, no entanto, apesar de facilitar a vida do síndico, não tira a responsabilidade deste.

Já em outros, o síndico prefere a guarda pessoal dos documentos condominiais.

Neste caso, é fundamental que os documentos sejam guardados em um local de acesso restrito do condomínio, não sendo recomendável ao síndico utilizar sua própria unidade.

Ainda, caso o condomínio venha a ser condenado em ação judicial em razão do síndico não possuir documentos que deveria guardar, este poderá vir a ser responsabilizado pelo prejuízo que causar.

Neste sentido, nossa legislação é clara, o síndico é o responsável pela guarda e conservação dos documentos do condomínio, independente deste ser administrado por terceiro ou não.

Como vimos, a gestão de documentos é essencial em um condomínio, pois além de auxiliar na organização e transparência, também garante cumprimento de obrigações legais.

E, consequentemente, preserva o patrimônio e a história do condomínio, evitando também penalidades em casos de fiscalização e garantindo provas em casos de ações judiciais.

Por isso sempre proteja a integridade e segurança dos arquivos do seu condomínio!