Prestação de contas do condomínio: faça tudo certo!

Por Cleuzany Lott

Publicado em 01/02/2024

Por mais meticulosos que sejamos em nossa organização diária, sempre há algo que escapa e pode comprometer nosso dia. No meu caso, uma situação inusitada provocada por um palito de fósforo. As travessuras das minhas calopsitas, Maionese e Mostarda resultaram no dano à tomada do fogão. Mesmo ao correr para o mercadinho do condomínio, fui surpreendida pela falta de opções para acender o fogo. A solução veio de um morador cujo rosto eu nunca tinha visto antes.

Diante do início da temporada de assembleias ordinárias, compartilho três importantes lições que esta experiência me trouxe. Primeiramente, a importância de estar preparado para o imprevisto, pois, mesmo com nossa organização, imprevistos podem surgir a qualquer momento. Em segundo lugar, a necessidade de nunca subestimar o que aparenta ser insignificante, pois, no meu caso, um simples palito de fósforo desencadeou uma série de eventos inesperados. Por fim, destaco a importância de valorizar os vizinhos, mesmo aqueles que não conhecemos. A atitude solidária do morador desconhecido ressaltou como a colaboração entre vizinhos pode ser crucial em momentos de necessidade.

Diante desse episódio, pergunto a você: há a possibilidade de esquecer algum detalhe importante, como a taxa de inadimplência ou, no caso da AGO virtual, garantir a participação e a manifestação de todos?

Direito de voz – Nos condomínios, os três primeiros meses do ano são geralmente reservados para a realização da Assembleia Ordinária, conforme estabelecido nos artigos 1348 e 1.350 do Código Civil. Desde 2022. Com a entrada em vigor da Lei 14.309, a reunião pode ocorrer de maneira eletrônica, a menos que a convenção expressamente proíba.

Aqueles que optarem pela modalidade virtual, mista ou híbrida devem garantir que todos os participantes tenham o direito de se expressar, votar e visualizar claramente os documentos apresentados. As instruções para o acesso à reunião devem ser incluídas no edital de convocação da Assembleia Geral Ordinária (AGO).

Conforme a legislação vigente, a administração do condomínio não assume responsabilidade por problemas técnicos na conexão de internet dos condôminos, mas sim pela rede de transmissão. Portanto, se a equipe não possuir expertise na área, a utilização de métodos caseiros para conduzir a videoconferência não é recomendável.

Prestação de contas – A AGO representa um dos eventos mais significativos tanto para o síndico, que terá a oportunidade de demonstrar sua expertise na gestão, quanto para os moradores, que avaliarão o desempenho do representante legal e dos conselheiros, além de decidirem sobre os destinos do condomínio.

Durante a AGO, o síndico prestará contas de todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) do caixa referente ao ano anterior. Além disso, fornecerá informações detalhadas sobre o saldo do Fundo de Reservas e todas as movimentações financeiras, incluindo investimentos como poupança, renda fixa e outras aplicações de curto, médio e longo prazos.

Aqueles que contam com uma administradora competente ou utilizam aplicativos e sistemas interativos geralmente não enfrentam obstáculos, pois essa tarefa é realizada de forma periódica. No entanto, ao contrário do demonstrativo financeiro encaminhado com o boleto mensal, a prestação de contas durante a AGO representa o momento para a conferência das informações repassadas ao longo do ano.

O detalhe reside na antecipação da disponibilização dos documentos, proporcionando tempo adequado aos moradores para revisar a documentação, assegurando transparência e facilitando a compreensão de todos os detalhes apresentados.

Previsão Orçamentária – A elaboração da previsão financeira para cobrir as despesas anuais do condomínio é uma responsabilidade legal fundamental. Neste momento, o gestor se destaca ao demonstrar seu domínio na gestão financeira ou sua dependência da administradora.

A parceria com a empresa terceirizada desempenha um papel relevante no planejamento, mas a colaboração mútua é essencial, pois a valorização do empreendimento deve ser uma premissa especialmente do síndico, seja ele morador ou externo.

A definição da nova taxa condominial ocorre neste estágio. Alguns síndicos, na tentativa de agradar os moradores ou por ingenuidade, podem cometer o erro de manter inalterado o valor do rateio. Contudo, é vital considerar cuidadosamente fatores como reajustes de impostos, aumento de tarifas, incrementos salariais, renovação de contratos, a inadimplência, entre outros.

O novo valor deve não apenas cobrir as despesas ordinárias, mas também ser suficiente para lidar com eventuais gastos extraordinários que possam surgir.
A aprovação ou desaprovação das contas do síndico é prerrogativa dos condôminos, sem a necessidade de um quórum especial, bastando a maioria simples dos presentes. No entanto, em casos de indícios de irregularidades, essa decisão pode ser contestada judicialmente.

Regimento Interno – A Assembleia Geral Ordinária, de caráter anual e obrigatório, representa também o momento para realizar alterações no regimento interno e proceder à eleição ou destituição do síndico. Essas informações devem estar claramente dispostas no edital de convocação, garantindo a transparência e a participação ativa dos condôminos na gestão condominial.

Em síntese, a eficiente gestão financeira, aliada à colaboração e transparência, resulta não apenas em um condomínio bem administrado, mas também em um ambiente harmonioso e valorizado para todos os moradores.

Por fim, considerando a importância da AGO como a necessidade de se lembrar de comprar fósforos, é válido questionar: “Está preparado para a prestação de contas ou há a possibilidade de esquecer algum detalhe importante?”

*Advogada especialista em direito condominial, síndica, jornalista, publicitária, diretora da Associação de Síndicos, Síndicos Profissionais e Afins do Leste de Minas Gerais (ASALM), Diretora Nacional de Comunicação da Associação Nacional da Advocacia Condominial (ANACON ).