Organizando o ano com planejamento estratégico

Por Cecília Lima

O começo do ano é também o momento de “arrumar a casa” e organizar um passo a passo para os meses que virão. Uma gestão administrativa eficiente passa, obrigatoriamente, por um bom planejamento financeiro, pois é impossível gerenciar um condomínio no “improviso”. Muitas ações devem ser programadas desde já e isso independe se o síndico está começando ou concluindo o seu mandato.

O primeiro passo para construir um plano eficaz é fazer um levantamento de despesas. Para isso, é interessante dividir os gastos do condomínio em três categorias simples: as despesas que são previstas e se têm todo mês; as despesas que são previstas, mas não são feitas todos os meses (seguem uma periodicidade diferente) e, por fim, as despesas imprevistas.

Gastos ordinários – No primeiro grupo estão aqueles gastos considerados “ordinários”. Aqui se incluem, por exemplo, insumos de toda natureza (produto de limpeza, material de escritório, agentes químicos para a piscina, etc), todos os contratos fixos mensais (administradora, assessoria jurídica e contábil), quadro de funcionários com encargos e reajustes do ano (zeladoria, portaria, limpeza, vigilância, jardinagem), média do consumo baseado no ano anterior (gás, água, energia), remuneração do síndico (caso haja). Pode-se contabilizar também parcelas de impostos e seguro patrimonial pagas mensalmente.

O segundo grupo é negligenciado com frequência e aqui mora o perigo. No intuito de “baratear” a previsão orçamentária do condomínio, muitos síndicos apenas ignoram a necessidade de realização de certas manutenções. A questão em se agir assim é que, além de estar sendo negligente e colocando em risco a integridade do patrimônio e dos moradores, o “benefício” da economia geralmente não é alcançado: remediar problemas sai muito mais caro que preveni-los, quase sempre.

É fundamental que o síndico crie um cronograma de manutenções preventivas, compondo assim o segundo grupo com as ditas “despesas que são previstas, mas não são feitas todos os meses”, categorizando-as de acordo com a periodicidade com a qual devem ser feitas: se bimestral, trimestral, semestral, anual… Outra dica muito importante é fazer a cotação dos valores desses serviços já atualizados com a tabela de preços de 2021 ou, não sendo possível, estimar uma margem a mais para cada um. Aqui entram limpezas de reservatórios, vistorias de para-raio, dedetização, testes na distribuição de gás, check-up nos aparelhos de ar-condicionado, entre outros exemplos.

Imprevistos – Por fim, existem aquelas despesas que não foram previstas, mas um plano seguro deve contemplar também uma margem para os imprevistos ou, ainda, para aquilo que se deseja fazer, mas não está definitivamente planejado (como uma reforma ou aquisição de equipamento). O síndico precavido também deve se antecipar e já calcular um percentual de inadimplência, baseando-se na taxa de 2020, para poder fazer um melhor planejamento. De posse dessas informações, é possível estimar o que precisará ser investido ao longo de 2021 e, assim, também estabelecer o montante que precisa ser arrecadado entre os condôminos, definindo metas e objetivos.

*Jornalista