Não erre na convocação da assembleia

Por Caroline Pio

Publicado em 03/02/2025

A assembleia condominial começa muito antes do encontro em si. Ela se inicia no momento da convocação, que é o primeiro passo para garantir a validade e eficácia das deliberações. Uma convocação mal elaborada ou irregular pode levar à anulação de toda a assembleia, causando prejuízos financeiros, perda de tempo e desgastes entre os condôminos. Por isso, é fundamental que os síndicos dediquem atenção especial a esse processo.

A convocação é o alicerce de uma assembleia válida. O edital de convocação deve ser claro, detalhado e atender rigorosamente à convenção do condomínio e à legislação. Além das informações básicas — como data, hora, local (ou link de acesso, no caso de assembleias virtuais) e ordem do dia (Pauta), o edital de convocação deve conter informações adicionais que possam constar na Convenção tipo: uso de procurações e quem pode estar habilitado de participar.

Assembleias Virtuais – No caso das assembleias online, é importante observar os cuidados específicos com esse modelo. Com o aumento do uso de plataformas digitais, a atenção deve ser redobrada. A criação do link de acesso deve ser feita com brevidade, preferencialmente no momento da convocação, para evitar confusões e atrasos. O síndico também deve garantir que o link seja seguro e que os condôminos tenham acesso às instruções de uso da plataforma, evitando problemas técnicos que possam comprometer a participação.

Prazo – Embora a legislação vigente não determine um prazo mínimo para convocação, é altamente prejudicial que o síndico não respeite um prazo razoável. Por aqui, indico um intervalo de pelo menos 10 dias corridos entre o envio do edital e a realização da assembleia, caso essa informação não estiver prevista na Convenção. Esse prazo garante que todos os condôminos tenham tempo suficiente para tomar conhecimento da pauta e organizar sua participação, seja presencial ou virtualmente.

Encaminhamento – A convenção do condomínio é soberana quanto à forma de convocação. Ela deve ser rigorosamente seguida, sob pena de invalidação da assembleia. É importante alertar sobre o uso de aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, para esse fim. Ainda que sejam ferramentas populares, se a convenção não prevê expressamente essa forma de comunicação, o uso do WhatsApp pode ser contestado judicialmente e levar à anulação da convocação.

Além disso, a informalidade e o excesso de informações que circulam nesses aplicativos, são um verdadeiro “câncer” no cenário condominial, gerando mais confusões do que soluções.

Métodos formais e seguros, como e-mail com confirmação de leitura, entrega protocolada ou aviso por meio de plataformas de gestão condominial, são preferíveis e mais confiáveis. Relembrando! Siga o que está na sua convenção. Caso a forma de encaminhamento esteja ultrapassada, sugiro uma revisão da Convenção, pois sabemos que, pela legislação, é obrigatório que todos os condôminos sejam convocados.

Atenção! – O primeiro trimestre do ano é marcado por uma grande quantidade de assembleias ordinárias, devido à prestação de contas e aprovação de orçamentos anuais. Esse período exige do gestor condominial uma atenção redobrada. Erros simples, como prazos insuficientes ou convocações mal elaboradas, podem gerar grandes complicações e até a necessidade de refazer reuniões.

Portanto, a recomendação é clara: planeje-se, siga à risca o que a convenção determina e invista em uma comunicação transparente e formal com os condôminos. Não deixe que problemas evitáveis ​​prejudiquem a gestão e a harmonia do condomínio. Afinal, um síndico organizado é a chave para uma administração eficiente e sem conflitos negativos.

*Caroline Pio é advogada referência em Direito Condominial e Imobiliário, com atuação em diversos estados do Brasil. Atualmente, preside a Comissão Nacional de Direito Condominial da ABA @carolinepio_.