Maratona de assembleias para síndicos: como se preparar?

Por André Resende

Publicado em 27/12/2024

Geralmente no início dos anos os condomínios precisam realizar algumas assembleias, seja para tratar de questões ordinárias, seja para definir os parâmetros ou questões que surjam a depender da demanda dos condôminos. Por isso, é natural que os síndicos precisam se organizar para otimizar as assembleias e otimizar as reuniões para debater os assuntos.

A gerente de propriedades, Bárbara Braz, comenta que a primeira dica para os síndicos neste período é o planejamento prévio, organizando com antecedência a pauta das reuniões, incluindo temas relevantes, como aprovação de contas, previsão orçamentárias e eleição de cargos, se for o caso.

“Outro aspecto que os síndicos precisam preparar para as assembleias é organização da documentação, porque além de ser um período de discussão de temas relevantes, é também um momento de prestação de contas. Por isso, os síndicos devem organizar balancetes, contratos, relatórios financeiros, para que estejam atualizados e acessíveis a todos os participantes”, explica.

Transparência – Os síndicos também devem usar os canais de comunicação que têm com os demais condôminos para antecipar dúvidas ou temas que podem ou não ser relevantes a serem levados para as assembleias. Essa dica pode ajudar os síndicos na melhor gestão do tempo durante as reuniões, otimizando o que vai ser debatido e evitando que muitas questões sejam inseridas na pauta da assembleia.

Em relação às questões legais, Bárbara Braz explica que é importante que a convocação para a assembleia seja feita com antecedência e que o edital de convocação atenda à convenção do condomínio e ao Código Civil, a fim de evitar questões judiciais posteriores. “Enviar com a antecedência mínima exigida, geralmente de 8 a 10 dias antes da reunião, salvo especificações diferentes na convenção é uma dica importante”, acrescenta.

Por sua vez, em relação à prestação de contas, que deve ser apresentada na assembleia, a profissional também explica que é interessante que os síndicos disponibilizem com antecedência os documentos, como balancetes e contratos, para que o Conselho Fiscal e os demais condôminos tenham acesso e possam avaliar com calma. “Durante a assembleia, apenas o parecer geral deve ser apresentado, seguido da votação. Isso evita discussões longas e improdutivas sobre detalhes financeiros”, indica.

Por fim, ainda de acordo com Bárbara Braz, uma assembleia bem planejada evita uma série de reuniões posteriores. “Definir temas específicos para cada assembleia é uma prática recomendada. Por exemplo, dedique uma assembleia para a aprovação das contas e outra para temas como obras ou mudanças no regimento interno. Elaborar um calendário anual com as reuniões ordinárias e extraordinárias previstas, concentrando os assuntos para evitar reuniões desnecessárias, além de focar nos temas previstos para a assembleia, ajudam a otimizar esses encontros”, conclui.

*Jornalista

Dicas de como organizar a prestação de contas

– Avalie os gastos reais do ano anterior para projetar os custos do próximo período;

– Verifique a taxa condominial atual e calcule se ela será suficiente para cobrir as despesas previstas;

– Inclua um percentual para o fundo de reserva e manutenção preventiva.;

– Planeje custos extras, como reformas ou aquisições de equipamentos;

– Considere aumentos previstos em contratos e custos fixos, como água, luz e salários.