Formalizando protocolo para entrega de encomendas

Por Cecília Lima

A internet trouxe muitas facilidades à vida cotidiana e uma delas foi justamente o fácil acesso a mercadorias dos mais diversos tipos. Hoje em dia é possível comprar de tudo sem sair de casa, com um simples toque na tela do smartphone ou computador. Resultado dessa mudança de comportamento de consumo foi notada também nos condomínios, os quais passaram a receber um fluxo cada vez maior de pacotes e encomendas em suas portarias.

Com a chegada da pandemia de Covid-19 ao Brasil, em março de 2020, e as consequentes restrições de deslocamento e aglomeração, as compras remotas tiveram uma verdadeira guinada, o que também foi percebido nos prédios, onde se situa o ponto final de chegada dos pacotes. Esse cenário de transição demanda, na maioria das vezes, algumas tomadas de decisões organizacionais, a fim de estabelecer um protocolo efetivo para recepção, armazenamento e entrega de todas as encomendas, evitando extravios e transtornos para os moradores e para o condomínio.

Regras – O primeiro passo para organizar o fluxo de entrega de pacotes é criar uma lista de regras e repassar isso, uniformemente, a todos os funcionários que serão responsáveis pela portaria ou por eventuais recebimentos, principalmente, zeladores e porteiros. Não adianta o protocolo ser seguido por uns e ser desobedecido por outros. Tal atitude só gera ruído de informações dentro do condomínio e confusão entre os moradores. É preciso manter a equipe bem treinada.

Guarda – Os pacotes devem ser acondicionados em local seguro, garantindo que não sofram avarias (quebra, umidade, etc.). De preferência, deve haver nichos para cada apartamento. Não havendo espaço disponível, a separação pode ser por andar ou por bloco. É interessante criar algum tipo de classificação que facilite a localização.

Comunicação – É importante que o porteiro ou zelador comunique ao morador da chegada de sua encomenda. Além de ser um gesto de cortesia, isso acelera o processo de entrega, fazendo com que o pacote fique o menor tempo possível na portaria ocupando espaço. A medida também diminui o risco de que a encomenda sofra algum dano antes de chegar ao seu destinatário. Caso transcorram alguns dias sem a retirada, é válido fazer um novo comunicado.

Registro – O funcionário responsável por receber o pacote dos Correios ou transportadora deve anotar o dia e hora da chegada, bem como a identificação do destinatário, em uma planilha. Esse instrumento pode ser em papel, ao invés de eletrônico, para facilitar o trânsito. Um caderno de protocolo de recebimento e entrega auxilia muito.

Retirada – O pacote só será entregue mediante assinatura do destinatário ou de pessoa por ele autorizada na planilha da portaria, constando data e hora da retirada. Este é o item mais importante de todas as regras, pois a maior parte dos desentendimentos em relação a encomendas se dá justamente por pacotes “perdidos” que foram retirados, mas não se sabe por quem, nem o dia. A informalidade e a confiança em demasia pode ser o fator gerador de conflito entre morador e condomínio/funcionários. Portanto, é preferível pecar pelo excesso de zelo.

É preciso deixar claro junto a todos os moradores que o porteiro é um funcionário do condomínio e não de particulares. Logo, não é atribuição sua fazer nem um tipo de entrega em domicílio. Os funcionários devem ser alertados também para não aceitarem ser colocados como destinatários de encomendas. Parece absurdo, mas existem casos em que o morador solicita ao funcionário receber a encomenda em nome dele. Essa atitude pode complicar a vida de ambos. Todos os pacotes devem ser retirados pessoalmente por seus donos ou por pessoas por eles expressamente autorizadas na portaria ou local outro designado pelo condomínio para dispensação de encomendas.

Nos condomínios sem funcionários, o melhor é o síndico não se responsabilizar pelas encomendas. Essa relação deve ficar entre a empresa e o destinatário final.

*Jornalista