Documento do condomínio é coisa séria e responsabilidade do síndico!

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Imagina a cena! O condomínio é acionado na Justiça por um ex-funcionário e o síndico tem que reunir toda a documentação referente a ele. Entra no quartinho de despejo do condomínio, onde ficam todos os documentos relativo ao condomínio, e encontra uma série de caixas e papéis empilhados numa prateleira sem qualquer identificação. Imagine a cara do síndico!
Não podemos afirmar que essa cena seja uma regra entre os condomínios, mas estudos demonstram que custos referentes à organização de arquivos é ínfimo quando comparado ao tempo gasto para a recuperação da informação em um ambiente mal organizado. Entretanto, é importante não confundir administrar documentos com acúmulo desordenado da documentação.

Em um contexto no qual os espaços urbanos estão cada vez mais limitados e cada metro quadrado é preciosamente disputado, encontrar lugar para arquivar documentos é um verdadeiro desafio para qualquer administrador. É verdade que os processos de digitalização facilitaram muito a vida dos síndicos e síndicas, no entanto alguns papéis ainda precisam existir em sua forma física e concreta, demandando organização e disponibilidade de armários para acondicionamento.

Você sabia que documentos possuem um prazo de guarda definido em lei? E que poderá ser demonstrado na Tabela de Temporalidade Documental, que regula o destino final dos documentos? Ou seja, se serão descartados ou terão guarda temporária ou permanente, em função dos seus valores legais, fiscais, administrativos ou históricos?
“O descarte não pode ser aleatório, pois existe uma legislação para isso e, quando detectada negligência, o síndico poderá responder por tal ato mesmo após o término do seu mandato, pela perda de documentos”, alerta a especialista em gestão de arquivos e documentos Maria Aparecida Alves, da Organização Eficaz de Arquivos, empresa especializada em organização e estruturação de documentos e informações.

O uso de novas tecnologias nos condomínios, assegura práticas arquivísticas mais eficientes no contexto da gestão de documentos condominial, exigindo um novo olhar dos síndicos para o uso de ferramentas que possibilitem acessar a informação/documentação desejada em tempo hábil.

“Haverá condomínio quando um bem pertencer, simultaneamente, a mais de um proprietário” (COTRIM, 2009, p. 103).
O condomínio é representado pela totalidade do edifício, portanto os documentos produzidos nas atividades administrativas em todas as gestões são comuns a todos os condôminos e integram ao patrimônio da edificação, assim, faz-se necessário que as informações e documentações do prédio estejam facilmente disponíveis e acessíveis para todos os condôminos.

Agora que você já entendeu a importância da organização dos documentos, veja o que mais ela permite:
• Captura fácil e ágil: rápido acesso aos documentos através de um método de busca;
• Conservação: diminuição do acúmulo de papéis e manutenção em ambiente controlado;
• Segurança: proteção das informações, através de programas eletrônicos;
• Ordem: organização dos documentos por categoria, assunto, nível de importância e data;
• Pesquisa correta e prática: busca assertiva, permitindo aos síndicos e condôminos localizar exatamente o arquivo que precisa;
• Preservação: integridade dos documentos e da memória institucional do condomínio.

Agora, pense na cara do síndico, da cena inicial, entrando num ambiente organizado. Bem diferente, não é mesmo!

Organize a papelada do seu condomínio. Estamos aqui para lhe ajudar.

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