Dicas para uma assembleia mais organizada e resolutiva

Publicado em 10/02/2024

A assembleia do condomínio é o momento no qual os membros se reúnem para deliberar sobre assuntos específicos: eleição ou destituição de síndico, aprovação de contas ou orçamentos, aprovar reajustes na taxa mensal, decidir sobre realização de obras ou alterações no regimento interno, discutir queixas pontuais. Em suma, este é o espaço aberto para o debate entre administração e moradores em busca de consenso.

A forma e o prazo para a convocação dessa assembleia devem ser regulamentados pela Convenção. Se essa for omissa e não mencionar o prazo, aconselha-se que o faça de oito a dez dias antes da realização da reunião pública. O edital de convocação deve ser exposto em local de ampla circulação no condomínio, como os elevadores, portaria, murais de aviso. O Importante é que todos os proprietários sejam convocados.

Sabendo que a assembleia consiste na reunião de vários indivíduos com pensamentos diversos, muito facilmente o debate saudável se transforma em discussão negativa e improdutiva, caso a reunião não seja bem conduzida. Portanto, com o intuito de tornar a assembleia do seu condomínio mais organizada e resolutiva, reunimos algumas dicas úteis.

Pauta – Para atrair os condôminos e dar publicidade do que vai ser tratado na assembleia, é importante que os assuntos estejam descritos na convocação. O ideal é que se elejam três ou quatro temas, no máximo. Uma pauta muito extensa pode não atrair os moradores.

Dentre as pautas do dia, evite o tópico “assuntos diversos”, pois essa falta de objetividade abre espaço para que a discussão se disperse em vários temas e não chegue a nenhum consenso. Além do que, nada que for discutido nesse item não poderá ser deliberado.

É interessante estabelecer previamente qual será a duração daquela reunião, se uma hora, uma hora e meia, duas horas, a fim de otimizar o tempo oferecido nas pautas pré-estabelecidas apenas. Assembleia sem prazo para acabar abre espaço para discussões improdutivas.

Procurações – Logo no início da assembleia, o presidente deve recolher as procurações dos representantes de ausentes para anexá-las à lista de presentes. É importante observar se os documentos seguem o padrão necessário para ser validado. É sempre importante verificar o que diz a convenção sobre a utilização de procurações. Tem que ser registrada em cartório? Tem que ter firma reconhecida do outorgante? Existe um limite de procurações por pessoa?

A relação com nomes dos membros presentes deve ser preenchida no início da reunião e anexada à ata da assembleia correspondente, no Livro de Atas do condomínio. Se esse momento ficar para o final, pode ser que alguém esqueça de ser registrado.

Discussões que não sejam pertinentes ao tema do dia devem ser rapidamente cortadas e não entram na ata da reunião. O presidente deve fazer um esforço para que a reunião do condomínio não se transforme em palco para enfrentamentos de cunho pessoal. Mais um motivo para evitar o tema “assuntos gerais” no edital de convocação.