Assembleias condominiais e a cautela com atas e procurações

Por André Resende

A assembleia – seja ordinária ou extraordinária – é o evento mais importante da rotina dos condomínios. É nela que os condôminos se reúnem para, oficializar, por meios legítimos, deliberações acerca de temas de interesse coletivo. Dada a relevância deste encontro, ele precisa ser devidamente registrado de modo a formalizar aquilo que foi debatido, pontuado e decidido por todo os presentes. Esse registro oficial se dá pela escritura da ata, que dá fé do que está dito e tem valor documental.

Algumas dúvidas costumam surgir em relação ao assunto, sobretudo em condomínios novos, que ainda não possuem muita prática na redação de atas. Primeiramente, a esclarecer: trata-se de uma narrativa (quase literal), simplesmente, de tudo o que se passou na reunião de condôminos. A narrativa costuma ser clara e objetiva, transcrevendo exatamente as colocações que foram expressas na ocasião e as decisões tomadas a respeito de cada pauta, não esquecendo de especificar o quórum (quantos votantes) teve cada votação.

Redação – Embora muitas pessoas acreditem que a tarefa de escrever a ata seja uma atribuição do síndico, isso não é o ideal. Inclusive, a maioria das Convenções proíbe o síndico de redigir a ata, priorizando sua participação na condução da assembleia, dedicando-se a responder aos questionamentos dos participantes. Uma outra pessoa deverá ser designada para escrever a ata da reunião. Esta será a secretária ou secretário do presidente da assembleia.

Atas digitadas e manuscritas têm o mesmo valor documental, desde que assinadas por quem a redigiu e por quem presidiu a sessão. Entretanto, por uma questão de organização e também por ser de fácil acesso atualmente, opta-se quase sempre por fazê-la em um notebook. O texto final deve ser impresso ao término da assembleia, anexado ao livro de atas do condomínio, e lida perante todos os presentes ou, em caso de tempo esgotado, deverá obrigatoriamente ser lida na próxima reunião.

Procuração – Nem sempre é obrigatório que todos os membros da assembleia assinem a ata, visto que há condomínios de grande porte que realizam reuniões com numeroso quórum. Contudo, é importante que o secretário esteja atento ao quórum da assembleia quando alguns moradores estiverem representando outros via procuração.

As procurações podem ser usadas como instrumentos de representação para qualquer finalidade: aumento de taxa condominial, aprovação de contas e orçamentos, aprovação de obras e aquisições e também eleições. O instrumento particular deve conter a indicação do lugar onde foi passado, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da outorga com a designação e a extensão dos poderes conferidos. Fica a critério do terceiro – no caso, o condomínio – com quem o mandatário tratar, a possibilidade de exigir que a procuração traga a firma reconhecida.

Na hora de declarar presença, a assinatura na ata deve deixar claro quem participou da reunião: o procurador deve escrever na lista de presença o nome de quem está representando por procuração e o seu próprio. Por exemplo: “Maria Aparecida da Silva, por procuração de José Soares”.

*Jornalista