A modernização do sistema judiciário e o cadastro obrigatório de condomínios no domicílio judicial eletrônico

Por Anna Cristina Souza

Publicado em 15/07/2024

A Justiça 4.0 é uma inovadora iniciativa do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que visa transformar digitalmente o Judiciário brasileiro. Utilizando tecnologias avançadas, ela busca aprimorar a eficiência, a acessibilidade e a transparência dos serviços judiciais, tornando o sistema mais moderno e eficaz para todos os cidadãos.

Dentre as diversas metas estabelecidas pelo CNJ, destacam-se alguns dos principais objetivos e componentes do programa, sendo eles: Implementação de sistemas de Tecnologia da Informação e Comunicação para digitalizar processos e facilitar o acesso aos serviços judiciais. Isso inclui a utilização de plataformas como o Processo Judicial Eletrônico (PJe) e o Domicílio Judicial Eletrônico; Uso de inteligência artificial e análise de dados para otimizar a gestão dos processos, prever demandas e melhorar a tomada de decisões judiciais; Adoção de ferramentas digitais para ampliar o acesso à justiça, especialmente para populações vulneráveis e regiões remotas; Fomento à inovação e estabelecimento de parcerias com instituições públicas e privadas para desenvolver soluções tecnológicas que atendam às necessidades do Judiciário; Capacitação de magistrados, servidores e advogados para o uso eficaz das novas tecnologias e sistemas implementados.

Para alcançar todos aqueles objetivos de modernização do judiciário brasileiro, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabeleceu um cadastro obrigatório para pessoas jurídicas no Domicílio Judicial Eletrônico, regulamentado pela Resolução n.º 455/2022 e pela Portaria n.º 29/2023. Este cadastro tem como objetivo centralizar todas as comunicações processuais dos tribunais brasileiros em um único local, facilitando o recebimento e o acompanhamento de citações, intimações e outras notificações processuais.

DJE – O Domicílio Judicial Eletrônico centraliza todas as comunicações processuais em um único local virtual, facilitando o acesso e o acompanhamento de citações, intimações e outras notificações. A digitalização dessas comunicações busca reduzir o tempo e os custos associados aos processos judiciais, eliminando a necessidade de envio físico de documentos e acelerando a tramitação dos processos, tornando o sistema mais eficiente e ágil. Além disso, a plataforma promove maior transparência e controle sobre os prazos processuais, com a possibilidade de ativação de alertas por e-mail para auxiliar no gerenciamento das comunicações.

O cadastramento no Domicílio Judicial Eletrônico está disponível para todas as pessoas físicas e pessoas jurídicas que possuem registro na Receita Federal. Entretanto, a Resolução n° 455/2022 prevê o cadastro obrigatório para segmentos específicos, sendo para a União, os Estados, o Distrito Federal, os Municípios, as entidades da administração indireta e as empresas públicas; e empresas privadas de grande e médio porte.

O cadastro é opcional para as microempresas e empresas de pequeno porte que já possuem endereço eletrônico cadastrado no sistema integrado da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim), nos termos previstos no § 5º do art. 246 do CPC/2015, e para as pessoas físicas.

A obrigatoriedade do cadastro garante que todas as empresas recebam e respondam às comunicações judiciais de forma adequada, evitando alegações de falta de notificação e promovendo a segurança jurídica.

Condomínios – Os condomínios, embora sejam entes despersonalizados, também estão sujeitos ao cadastro obrigatório no Domicílio Judicial Eletrônico, conforme determinado pelo CNJ. No entanto, essa obrigação pode apresentar algumas dificuldades específicas devido à natureza das operações e da administração dos condomínios, já que, frequentemente, trocam de síndicos e/ou administradores, o que pode complicar a manutenção de um cadastro atualizado no Domicílio Judicial Eletrônico. Cada mudança do representante exige a atualização das informações no sistema, o que pode ser trabalhoso e suscetível a erros.

Infelizmente, raros são os condomínios que se dedicam a estabelecer uma identidade própria, incluindo um e-mail e um telefone de contato exclusivos. Consequentemente, a cada mudança de síndico, o endereço de e-mail oficial do condomínio geralmente é alterado, necessitando uma atualização imediata no sistema de cadastro obrigatório para assegurar o recebimento correto de todas as comunicações judiciais.

Além das dificuldades mencionadas anteriormente, síndicos e administradores de condomínios podem enfrentar desafios adicionais por não estarem familiarizados com as exigências legais e operacionais do Domicílio Judicial Eletrônico. Isso significa que eles podem não entender completamente os requisitos e procedimentos necessários para manter o cadastro atualizado e em conformidade com as regulamentações.

Daí os cuidados necessários quanto à essa nova exigência. Por isso, é crucial que os condomínios mantenham suas informações atualizadas no sistema, incluindo o e-mail de contato e os dados do representante legal. Isso garante que todas as comunicações judiciais serão corretamente direcionadas e recebidas.

Atualizações – Além disso, é importante criar procedimentos internos claros para a atualização das informações sempre que houver mudanças na administração do condomínio. Isso pode incluir um protocolo na transição de síndicos, onde a atualização do cadastro no Domicílio Judicial Eletrônico seja um passo obrigatório.

Outro ponto importante é o investimento do condomínio na capacitação dos síndicos e administradores sobre o uso do Domicílio Judicial Eletrônico. Sendo uma ferramenta extremamente nova, o CNJ oferece materiais de apoio, como vídeos tutoriais e manuais do usuário, que podem ser utilizados para treinar os responsáveis.

De nada adianta proceder conforme dito anteriormente, se não houver monitoramento constante do Domicílio Judicial Eletrônico para verificar o recebimento de comunicações processuais e garantir que todos os prazos legais sejam cumpridos. Ativar alertas por e-mail pode ajudar nesse monitoramento contínuo.

Um outro ponto importante e facilitador, seria buscar o suporte de um advogado ou consultoria jurídica para acompanhamento, assegurando que todas as obrigações legais estão sendo cumpridas corretamente e que o condomínio está protegido contra possíveis penalidades.

Prazo – Embora do prazo estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça para o cadastro obrigatório no Domicílio Judicial Eletrônico ter expirado em 30 de maio de 2024, é crucial que os condomínios realizem o cadastramento corretamente. Aqueles que não efetuarem o registro terão seus dados cadastrados compulsoriamente pelo CNJ, utilizando as informações disponíveis na Receita Federal, que podem estar desatualizadas. Portanto, para garantir que todas as comunicações judiciais sejam recebidas adequadamente e para evitar possíveis problemas legais, os condomínios devem assegurar que suas informações estejam corretas e atualizadas no sistema. Manter esse cadastro em dia é essencial para que haja segurança jurídica.

Antes daquelas regras estabelecidas pelo CNJ, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) já havia criado o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). A obrigatoriedade do cadastro no DET visa assegurar que todas as comunicações oficiais do Ministério do Trabalho e Emprego cheguem de forma rápida e segura aos empregadores, incluindo notificações, intimações, e demais avisos relacionados às questões trabalhistas.

Os condomínios, da mesma forma que outras entidades empregadoras, são obrigados a fazer aquele cadastro e o não cumprimento dessa obrigação pode resultar em penalidades, além de possíveis complicações em processos administrativos e trabalhistas.

Obrigações – As ferramentas eletrônicas criadas pelo CNJ e pelo Ministério do Trabalho e Emprego vão trazer facilidades, mas elas podem trazer obrigações excessivas aos condomínios até mesmo inconstitucionais.

A obrigatoriedade de fornecer informações podem representar um aumento nas responsabilidades administrativas para os condomínios. Como exemplo disso, através do cadastro obrigatório do Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET), o Ministério do Trabalho e Emprego disparou mais de 5 mil notificações para os condomínios de Pernambuco, para que eles prestassem informações dos empregados que trabalham nas unidades autônomas.

A exigência de fornecer informações detalhadas sobre empregados pode aumentar a carga administrativa dos condomínios, especialmente aqueles que não possuem uma gestão profissionalizada ou recursos administrativos adequados. Além disso, a interferência do administrativo condominial na vida privada dos moradores/proprietários.

Embora o DET tenha como objetivo aumentar a transparência e a eficiência na comunicação trabalhista, os benefícios percebidos podem ser menores em comparação com as obrigações adicionais impostas, especialmente para condomínios menores ou com menos recursos.

Fiscalização – Com as novas regras, os condomínios têm obrigações legais de fornecer determinadas informações às autoridades competentes, especialmente quando essas informações são necessárias para a fiscalização do cumprimento das leis trabalhistas. No entanto, tais exigências devem estar claramente definidas e justificadas por lei. As solicitações de informações pelo poder público devem ser proporcionais e necessárias para o cumprimento de suas funções. Por outro lado, o abuso de solicitações deve ser contestadas se as informações requisitadas não forem essenciais para a fiscalização trabalhista ou se houver alternativas menos invasivas.

Em resumo, embora existam obrigações legais que os condomínios devem cumprir, é fundamental que essas obrigações sejam equilibradas com o respeito aos direitos à privacidade dos proprietários. Desse modo, qualquer excesso por parte do poder público deve ser contestado de forma apropriada.

Para mais informações e acesso ao manual de cadastro:

http://www.jornaldosindico.com.br/belohorizonte/wp-content/uploads/2024/07/manual-do-usuario-domicilio-judicial-eletronico-ed2.pdf

https://det.sit.trabalho.gov.br/login