7 dicas para você otimizar a gestão do tempo

Publicado em 02/01/2024

Administrar um empreendimento não é uma tarefa simples, principalmente se você tiver dupla jornada, acumulando muitas vezes as obrigações profissionais particulares com as responsabilidades de síndico. Porém, existem algumas ferramentas e técnicas que ajudam na produtividade e podem se tornar bons hábitos para o gestor do condomínio.

Especialistas apontam que entre os estresses mais comuns para os síndicos estão: burocracia; acumular papel de zelador; gerenciar conflitos e relacionamentos com moradores; excesso de informações e não saber por onde começar; gestão (pessoas, finanças, projetos, processos); falha de colaboradores; e retrabalho. Problemas que se tornam mais graves quando o síndico não é profissional, é preciso encontrar espaço para lidar com a vida pessoal e familiar.

Todos esses são fatores que impactam na produtividade do síndico e na gestão de tempo do condomínio. Ou seja, trazendo esses motivos para a realidade dos condomínios, pode ser que a falta de tempo do síndico seja por causa de um – ou vários – motivos mencionados até aqui.

Confira abaixo sete dicas para organizar melhor sua rotina enquanto administrador do condomínio, definir prioridades e não procrastinar na gestão:

Delegue funções – O síndico é o maior responsável pelo funcionamento do condomínio, porém isso não significa que precisa fazer tudo sozinho. Conheça sua equipe e saiba quais são as habilidades de cada integrante para, assim, delegar funções e dar autonomia para os colaboradores desempenharem seus papéis.

Estabeleça horários – Independente de você ser síndico morador ou profissional, os horários de trabalho e atendimento devem ter limites, a não ser em casos de urgências reais (vazamento, incêndio etc).

Técnica pomodoro – Para usar a técnica pomodoro alterne 25 minutos de trabalho com 5 minutos de pausa. A cada 4 ciclos, você pode descansar por até 30 minutos. Isso quer dizer que, se você quer ter produtividade nas atividades e funções de síndico, adotar essa técnica pode ser uma excelente opção.

Estabeleça prioridades – Para organizar sua rotina diária na administração do condomínio e aumentar sua produtividade como síndico, é necessário estabelecer prioridades. Crie quatro níveis de prioridades (do 1 ao 4) de acordo com a urgência de resolução de cada demanda. Fica bem mais fácil visualizar o nível de prioridade, o que depende de você, o que pode ser transferido e até o que pode ser eliminado.

Tecnologia – É possível encontrar versões gratuitas e pagas de aplicativos que podem ajudar os síndicos a se organizarem e administrar a falta de tempo para desempenhar as demandas do condomínio. Desse modo, aposte em apps de organização de tarefas, canais de comunicação com colaboradores, agendas eletrônicas, etc.

Registro de atividades – Ao invés de começar do zero, se no condomínio tiver um histórico de atividades, fica mais fácil desenvolver tarefas recorrentes e burocráticas. Como o síndico já as fez pelo menos uma vez, você pode aproveitar as informações antigas para dar sequência.

Planejamento – Da mesma forma que há a previsão orçamentária anual, o ideal é fazer um planejamento anual dos serviços também. Afinal, várias demandas do condomínio são periódicas, e tendo-as dispostas num calendário ao longo do ano, facilita muito a gestão do tempo e da produtividade não só do síndico, mas dos demais envolvidos, sejam eles funcionários ou prestadores de serviço.

Destaque: Todos esses são fatores que impactam na produtividade do síndico e na gestão de tempo do condomínio