Assembleias eficientes precisam de método e objetividade

Reunir os condôminos para debater os assuntos do condomínio é sempre um grande desafio para o síndico. A dificuldade se deve a alguns motivos, o principal deles é a frequência de condôminos, quase sempre baixa e insuficiente. Outro motivo é a dispersão, falta objetividade e o encontro termina desviando o foco e não produz resultados

Algumas medidas simples podem ajudar a tornar as assembleias do condomínio mais eficientes e mais próximas de atingirem seus reais objetivos. O primeiro ponto – e talvez o mais complicado – é fazer com que os condôminos assimilem a importância dessas reuniões, mostrando-lhes que a participação deles é fundamental para que o síndico possa fazer uma gestão que atenda às necessidades coletivas e também para que ele assuma sua parcela de responsabilidade nas decisões.

Divulgação – Esse é um processo educativo que não acontece da noite pro dia, por isso é bom reforçar essa mensagem sempre que possível, seja verbalmente ou por escrito. Se há no condomínio uma rede social que interliga os condôminos (facebook, whatsapp, site, blog ou mesmo um e-mail conjunto) é interessante publicar postagens que convidem os moradores a participarem dos encontros.

Para a assembleia propriamente dita, segue a dica de se elaborar uma pauta curta previamente divulgada no ato de convocação. Ela deve incluir no máximo três pontos, aos quais se devem destinar até vinte minutos de debate. O tempo pré-estabelecido evitará as conversas paralelas e obrigará os presentes a se aterem ao foco do momento. Ao término, deve-se deixar cerca de quinze minutos para as deliberações finais e votações, caso sejam necessárias.

Para se ganhar tempo durante a reunião, caso seja preciso votar acerca de um projeto de reforma ou algo do gênero, é recomendável que se distribua com alguns dias de antecedência uma cópia resumida do projeto. Assim, os participantes já chegarão à assembleia com noção do que irá ser debatido, restando apenas as dúvidas a serem tiradas e economizando o tempo de uma longa apresentação do projeto.

Produtiva – Uma reunião com duração de uma hora e quinze minutos, se bem aproveitada, é suficiente para discutir a pauta do dia sem se tornar enfadonha. Um dos motivos que mais afastam os condôminos de assembleias condominiais é a alegação de que elas são muito longas, frequentemente poluídas por assuntos que não estão na pauta e, consequentemente, improdutivas. Para se obter uma boa frequência tem que se mudar essa imagem.

É fundamental deixar claro aos moradores que a assembleia do condomínio não tem por finalidade ser uma ouvidoria de todos os problemas enfrentados, conflitos entre vizinhos, sugestões diversas e queixas generalizadas. Para essas demandas, o síndico deve propor outro canal de comunicação, a exemplo do livro de ocorrências ou criar um livro de sugestões. A assembleia existe para deliberar sobre temas específicos e seu foco não deve ser desviado.